calcIT besitzt eine umfangreiche und sehr granular einstellbare Benutzer- und Rechteverwaltung. Praktisch jede in calcIT durchführbare Aktion ist einzeln über Systemrechte abgesichert, die über die Definition von Rollen einzelnen Nutzern oder Nutzergruppen zugewiesen werden können.
Unterschiedlichen Nutzergruppen und Rollen – etwa für Vertrieb und Controlling – lassen sich individuell modellierte Oberflächen für die Kalkulationselemente zuweisen. Alle Nutzer können in unterschiedlichen Geschäftsbereichen angelegt sein und dort unterschiedliche Rollen einnehmen. Die Nutzerverwaltung kann komplett separat in calcIT definiert sein oder an ein bestehendes Active Directory angebunden werden.